Soft Skills for SAP Consultant

Melanjutkan tulisan tentang lesson learned dari proyek implementasi SAP, di tulisan ini saya akan bahas lebih detail tentang salah satu poin: soft skills. Selain karena masih jarang yang menulis tentang ini, soft skill juga berkontribusi cukup besar dalam keberhasilan seorang SAP consultant dalam menyelesaikan target atau memecahkan masalah.

Soft skills adalah istilah yang digunakan untuk menyebut satu set kemampuan seseorang yang umumnya berhubungan erat dengan emotional intelligence, umumnya bersifat intangible dan hanya bisa dilihat saat seseorang berhubungan dengan orang lain atau saat ia melakukan tugas tertentu.

Soft skill sangat berguna untuk pekerjaan-pekerjaan yang menuntut banyak interaksi dengan orang lain. Profesi konsultan termasuk dalam kategori ini. Di tulisan singkat ini saya akan menjelaskan apa saja soft skills yang diperlukan oleh seorang konsultan SAP berdasarkan pengalaman pribadi saya :)

Communication Skill

Komunikasi memang yang utama. Ini mencakup komunikasi lisan dan tulisan. Saat berbicara, menjawab pertanyaan, memberikan presentasi, atau menulis email, kita dituntut untuk bisa menyampaikan informasi dengan singkat, jelas, padat, dan tentu saja meyakinkan. Straigth to the point and convincing. Client memang umumnya lebih suka konsultan yang bisa berkomunikasi dengan baik dari pada yang tidak.

Komunikasi lisan bisa dibagi tiga, yaitu komunikasi personal, presentasi, dan group discussion. Ketiganya akan sangat banyak dialami oleh konsultan SAP. Di samping informasi yang kita sampaikan, yang perlu diperhatikan dalam komunikasi lisan adalah intonasi dan bahasa tubuh. Menurut teori interaksi, keduanya merupakan yang paling berpengaruh dalam komunikasi lisan, yaitu sebesar 93%. Kata-kata kita malah hanya punya pengaruh sebesar 7%. So, it is not just about words, but also expression.

Komunikasi tulisan yang paling sering dilakukan oleh konsultan SAP dalam suatu proyek adalah menulis email, membuat laporan, dan menyusun slide presentasi. Yang terpenting adalah bahwa setiap informasi yang kita sampaikan harus akurat, singkat, dan jelas. Salah satu tips yang bermanfaat dalam menulis adalah menjadi editor untuk tulisan sendiri. Sebelum menyerahkannya kepada orang lain, sebaiknya kita sediakan waktu untuk me-review tulisan kita sendiri untuk mencegah adanya inkonsistensi dalam tulisan, susunan kalimat yang rancu, atau salah ketik. Hindari menulis saat kita terpengaruh emosi.

Dalam bukunya yang fenomenal, Rework, Jason Fried malah bilang kalau perusahaan sebaiknya memilih the best writer jika ada beberapa kandidat untuk satu posisi. “Clear writing is a sign of clear thinking”, katanya.

Interpersonal Skill

Selanjutnya adalah tentang berhubungan dengan orang lain. Dalam sebuah proyek, kita berhubungan dengan banyak orang: other team member, team lead, manager, project admin, project management officer, business process owner, key user, end user, administrator, sampai sopir dan pembantu rumah tangga :) Semuanya penting. Hubungan yang baik dengan semua orang di proyek akan memperlancar setiap aktivitas kita bersama mereka. Menurut Robert Bolton yang menulis buku People Skills, 80% orang yang gagal adalah mereka  yang tidak dapat berhubungan baik dengan orang lain.

Saya suka mental model yang digunakan oleh Sean Covey untuk menggambarkan relasi dengan orang lain, yaitu sebagai bank account. Hubungan yang baik adalah seperti rekening yang saldonya berlimpah. Cara menambahnya ialah dengan menepati janji–termasuk selalu tepat waktu, berbuat baik yang kecil-kecil, humor yang baik, mendengarkan, dan sebagainya.

Analytical Skill

Yang ketiga adalah tentang berpikir analitis. Inilah yang menjadi kelebihan seorang konsultan, menurut saya. Kita memang dituntut untuk bisa berpikir analitis dan memecahkan masalah. Ini sangat berguna terutama saat sistem yang kami bangun mulai digunakan untuk kegiatan operasional sehari-hari. Jika terjadi problem, kita harus bisa segera menyelesaikannya agar tidak menghambat bisnis client kita.

Untuk melakukan analisis, tentu kita butuh tools. Biasanya yang paling sering digunakan adalah Microsoft Excel dan transaksi-transaksi SAP untuk membuat report. Kadang kita juga perlu framework untuk membantu kita berpikir. Tapi, seperti yang teman saya pernah bilang, “Tons of framework may exist, but nothing can replace good thinking“, maka yang paling penting adalah melatih kemampuan berpikir analitis kita.

Dalam proyek biasanya ada konsultan senior yang selalu jadi rujukan. Di proyek saya sekarang ini, jumlahnya ada banyak. Saya suka memperhatikan bagaimana mereka memecahkan masalah atau menjawab pertanyaan user. Dari situ saya benar-benar belajar banyak :)

Teamwork Skill

Terakhir adalah tentang teamwork. Berbeda dengan interpersonal skill, teamwork lebih dari sekedar membangun relasi. Dalam teamwork ada pemimpin, shared goal, komitmen bersama, pembagian kerja yang jelas, dan saling pengertian. Di proyek saya sebelumnya, tim dengan performance terbaik adalah tim yang punya itu semua.

Di dunia SAP, rasanya tidak mungkin ada yang bisa bekerja sendiri. Semuanya dikerjakan bersama-sama. Seorang functional consultant harus bisa bekerja sama dengan rekan satu timnya, tim dari modul lain, dengan ABAP programmer, dan tim BASIS. Yang terpenting adalah mewujudkan sinergi. Proyek SAP biasanya melibatkan orang-orang dengan latar belakang kemampuan teknis dan fungsional yang berbeda-beda. Ini sangat bagus untuk belajar bersinergi. Memanfaatkan perbedaan, saling melengkapi, dan open mind adalah hal-hal yang penting dalam sinergi.

Keempat kemampuan di atas merupakan soft skills yang menurut saya sangat besar artinya bagi seorang konsultan SAP. Ternyata, ini juga sesuai dengan hasil survey dari NACE (National Association of Colleges and Employers) di Amerika Serikat ;)